Sistem Informasi Akuntansi

Unknown

Softskill

Sabtu, 26 Oktober 2013

Belum ada komentar

BAB 1

Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.

Akuntansi adalah untuk menghasilkan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Perusahaan harus mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, kemudian perusahaan harus mengetahui kebutuhan informasi mereka dan rancangan sistem akuntansinya guna pemenuhan kebutuhan informasi tersebut.

Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Proses Bisnis Dan Sistem Informasi AKuntansi

Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa.
Siklus transaksi (transaction cycles) mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.
Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
Sebagai Contoh, seorang pelanggan melakukan pemesanan, barang dikirimkan, dan laporan penjualan dicetak. Setiap siklus transaksi melibatkan beberapa kejadian.

Terdapat 3 siklus transaksi utama :
  - Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran
     untuk barang-barang atau jasa
  - Siklus konversi (conversi cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-
     barang dan jasa.
  - Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan
     dan menagih uangnya.

Sistem informasi manajemen--SIM (management information system--MIS) adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen.

Lingkup system informasi akuntansi

System informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari  SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. 

Contoh: jumlah jam kerja karyawan bisa penting untuk penjadwalan produksi maupun akuntansi penggajian. Tingkat upah dan jumlah potongan bisa penting untuk personalia dan juga akuntan.

Banyak perusahaan kini berusaha untuk mengkonversi system informasi mereka yang terpencar menjadi system perencanaan sumber daya perusahaan(enterprise resource planning---ERP system). ERP adalah suatu system menejemen yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan. Sebagai hasilnya, SIM menjadi system informasi tunggal yang besar.

Penggunaan system informasi akuntansi

Bagian ini menjelaskan Apa yang dikerjakan SIA dan memberikan lima macam penggunaan informasi akuntansi, yaitu :

      1. Membuat laporan eksternal

Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi organsisasi seperti Financial Accounting Standards Board---FASB (Dewan STandar Akuntansi Keuangan AS). Oleh karena bentuk dan isi yang di tetapkan untuk laporan-laporan ini secara  relative tetap dan sama untuk banyak organsisasi, para pemasuk peranti lunak akuntansi yang mengotomatisasikan sebagian besar proses pelaporan. Hasilnya, laporan-laporan eksternal dapat dihasilkan dengan jauh lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan dengan dimasa lalu.

      2. Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan satu system infomtasi akuntansi untuk menangani operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Seperti scanner untuk memindai kode produk, meningkatkan efisiensi dan proses bisnis.

      3.  Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya, mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk- produk apa yang harus ada di persediaan, dan memasarkan produk kepada para pelanggan.

      4. Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. Para perencana dapat menggunakan data mining (penggalian data dengan menggunakan peranti lunak untuk mencari penyimpanan yang besar dari data historis) untuk mengungkapkan tren jangka panjang.

      5. Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian iternal mencakup kebijakan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Contoh: menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi

     Aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-kerpeluan tertentu. Peranti lunak pengolah kata (word processing. Cth : Microsoft Word dan OpenOffice.org Writer) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet Cth : Microsoft Excel dan OpenOffice.org Calc) adalah contoh aplikasi. Aplikasi-aplikasi akutansi menyediakan informasi yang diperlukan untuk kelima penggunaan yang disebutkan pada bagian sebelumnya.

Pada umumnya, aplikasi-aplikasi akuntansi dikelompokkan menurut siklus transaksi. Contoh, aplikasi siklus perolehan membantu para pengguna menentukan apa dan kapan untuk membeli, membuat pesanan pembelian, mencatat faktur pembelian, menelusuri jumlah yang terutang kepada para pemasok, dan melakukan pembayaran kepada para pemasok. Interaksi antara system informasi  akuntansi dan seorang pengguna terdiri atas:

1. Pencatatan kejadian, sering kali menggunakan formulir di layar monitor (on-screen forms)

2. Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk

3. Pencetakan dokumen, seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan

4. Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan

5. Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud.

Organisasi dapat menerapkan sistem akuntansi dengan berbagai cara.
Satu kemungkinan adalah dengan menggunakan off-the-shelf accounting sotfware.
Keunggulan penting dari penggunaan paket off-the-shelf accounting sotfware adalah waktu dan usaha yang diperlukan untuk mengembangkan sistem akuntansi bagi konsumen adalah rendah.

Off-the-shelf software adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.

Peran Akuntan dalam Hubungannya dengan SIA

1.      Akuntan Sebagai Pengguna

2.      Akuntan Sebagai Manajer

3.      Akuntan Sebagai Konsultan

4.      Akuntan Sebagai Evaluator

         Akuntan menyediakan jasa evaluasi yang berokus pada system informasi akuntansi. Antara lain;

         Auditor Internal, Auditor Eksternal, Peran Evaluatif lainnya.

5.      Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan.

Bab 2

Proses Bisnis Dan Data SIA

Proses Dan Kejadian Bisnis
    Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:

      -   Siklus Pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang
          dan jasa.
      -   Siklus Konversi (conversion system) mengacu pada proses pengubah sumber daya yang diperoleh
           menjadi barang barang dan jasa.
      -   Siklus Pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk
          pelanggan.


Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan.
    Permintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan.
2. Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang
    Perjanjian mencakup di dalamnya pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara
    perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang atau jasa di masa depan.
3. Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
    Fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk Jasa, karyawan kuncinya adalah penyedia jasa.
4. Menagih pelanggan
    Perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.
5. Melakukan penagihan uang
    Dalam siklus pendapatan, uang tunai ditagih dari pelanggan.
6. Menyetorkan uang kas ke bank
    Pihak-pihak yang terlibat adalah kasir dan bank
7. Menyusun laporan
    Mencakup daftar pesanan, daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.


Siklus Pemerolehan
Seperti halnya siklus pendapatan, siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1. Mendiskusikan dengan para pemasok
    Sebelum melakukan pembelian, perusahaan dapat menghubungi beberapa pemasok untuk memperoleh
    pemahaman tentang barang dan jasa yang tersedia, demikian juga penetapan harganya.

2. Memproses permintaan
    Dokumen permintaan yang meminta barang/jasa mungkin pertama kali disiapkan oleh karyawan dan
    disetujui oleh supervisor. Permintaan pembelian ini kemudian digunakan oleh Departemen Pembelian untuk
    menempatkan pesanan ke pemasok.
3. Menbuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang
    Perjanjian dengan pemasok meliputi pesanan pembelian (pesanan yang benar-benar dikirim ke para
    pemasok) serta kontrak para pemasok.
4. Menerima barang atas jasa dari pemasok
    Perusahaan perlu memastikan bahwa barang-barang tersebut benar-benar diterima dan dalam kondisi
    yang baik
5. Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima
    Setelah barang diterima, pemasok mengirim sebuah faktur. Jika faktur tagihannya akurat, Departemen
    Utang Usaha mencatat faktur tersebut

6. Memilih faktur faktur yang akan dibayar
    Memilih faktur-faktur yang akan segera dibayarkan menurut jadwal

7. Menulis cek
    Setelah faktur-faktur dipilih untuk pembayaran, cek ditulis, ditandatangani, dan dikirim ke pemasok.


Pengidentifikasikan Kejadian Dalam Proses Bisnis
    Para akuntan harus memahami sistem akuntansi dalam perannya sebagai pengguna dan Para akuntan juga  harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akuntansi.

Pedoman Mengakui Kejadian
Biasanya, banyak karyawan/departemen dalam suatu perusahaan terlibat dalam proses pendapatan dan pemerolehan.
Pedoman berikut berfokus pada pergeseran tanggung jawab di dalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian.
Sering kali, suatu proses bisnis dihentikan dan dimulai lagi dilain waktu.
Interupsi dan melanjutkan kembali suatu proses juga digunakan dalam mengidentifikasi kejadian. 

     1. Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah
         organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
     2. Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal.
     3. Kenali suatu kejadian baru ketika tanggungjawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen yang lain.

     4. Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen

         internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai

         proses tersebut. Sebagai alternative, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah

         dijadwalkan.

    5. Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA
Satu motivasi penting untuk mengidentifikasi kejadian dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis, adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian.

Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar :
1.      Kejadian yang mempengaruhi buku besar
2.      Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.

Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi
Bagaimana cara data di simpan dan diorganisasi dalam suatu sistem yang terkomputerisasi.

Jenis-Jenis File Dan Data

Dua jenis penting dari file data adalah: file induk dan file transaksi.
Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya.
Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

Berikut ciri-ciri dari file induk dan file transaksi serta contoh-contoh penggunaan file-file tersebut:
1. File Induk

    Ciri-ciri File Induk :

     -    File induk menyimpan data yang relative permanen. 

          Contohnya :

          * File persediaan (barang dan jasa)

          * File pelanggan (agen-agen eksternal)

          * File karyawan (agen-agen internal)

     -    File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi individual

     -    Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

           * Data acuan adalah data deksriptif yang relative permanen dan tidak diperngaruhi oleh transaksi.

           * Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi.

     SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan 
     agen- agen internal.

     -        Barang/jasa : barang/jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan

              dan pendapatan organisasi.

     -        Agen eksternal : orang-orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan.

              Contohnya pelanggan, pemasok, dan bank.

     -        Agen internal : orang-orang atau unit organisasi  yang bertanggung jawab atas berbagai  kejadian di

              dalam suatu proses bisnis.

2. File Transaksi

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:
     1.  File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh:
          - Pesanan
          - Pengiriman
          - Penagihan kas
     2.   File transaksi biasanya mencakup suatu field untk tanggal transaksi.
     3.   File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.
     4.   Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan
           pemerolehan.

Kejadian Dan Aktivitas
Memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis.

Tiga jenis aktivitas yang akan membantu memahami SIA:

    1. Pencatatan : Mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam

         file transaksi.
    2. Pembaruan : Mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan
        pengaruh dari kejadian.

    3. Pemeilharaan File : Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisai  dara acuan tentang file

        induk. Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam records

        induk, dan menghapus records induk.

BAB 3

Mendokumentasikan Sistem Akuntansi

Diagram Aktivitas UML
    Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Misal, unified modeling language (UML) adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mengdokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivan Jacobson.

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum, yaitu:

   - Peta maupun diagram aktifitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami
      dibandingkan dengan urutan naratif.
   - Diagram aktivitas menggunakan lambing standar untuk menunjukksn berbagai unsur dari suatu proses
      bisnis.
   - Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tapi tetap bisa dibaca oleh para pemakai dengan sedikit
      pelatihan.
   - Dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.


Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity
Organisasi diagram aktivitas ada dua jenis, yaitu:

   1. Overview Diagram : menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan

        mendokumentasikan kejadian kejadian penting, urutan-urutan kejadian, dan aliran informasi antar

        kejadian.

   2. Detailed Diagram: sama dengan peta dari sebuah kota, menyediakan suatu penyajian yang lebih detail

       dari aktivitas yang berhubugan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

          Overview Acitivity Diagram
- Memahami Overview Activity Diagram
- Membuat Overview Activity Diagram

         Detailed Activity Diagram
1. Memahami Detailed Activity Diagram
    Detailed Actvity Diagram menunjukan informasi mengenai aktvitas dalam suatu kejadian spesifik.
2. Membuat Detailed Activity Diagram
   Symbol yang di gunakan dalam overview activity diagram dan detailed activity diagram adalah sama.
   Perbedaan utama adalah bahwa segi  empat panjang pada detailed activity diagram menunjukkan aktivitas,
   bukan kejadian.

BAB 4

Mengidentifikasi Resiko dan Pengendalian Dalam proses Bisnis

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan
        Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralaskan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: evektifitas dan efesiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Berikut merupakan sebagian pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal:
    - Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah
       pertanyaan  yang menjelaskan dan menilai system pengendalian internal perusahaan.
    - Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan  sehingga dapat diterapkan dengan
       tepat.
    - Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong
       ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.
   - Auditor internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal. Auditor internal
      memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen. Auditor eksternal memahami
      pengendalian internal.

Kerangka Kerja dalam Mempelajari Pengendalian Internal : Komponen dan Sasaran Pengendalian Internal

1.      Komponen Pengendalian Internal
2.      Sasaran Pengendalian Internal, mencakup:
         - efektivitas dan efesiensi  operasi
         - Keandalan pelaporan keuangan
         - Ketaatan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku.

Sasaran pengendalian internal diklasifikasikan menjadi empat sasaran, yaitu:
         - Sasaran pelaksanaan
         - Sasaran system informasi
         - Sasaran perlindungan asset
         - Sasaran kinerja.

Penentuan Resiko
1.      Penentuan Resiko Pelaksanaan: Siklus Pendapatan
         Resiko pelaksanaan mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.
2.      Penentuan Resiko Pelaksanaan: Siklus Pemerolehan
3.      Peneitian Resiko Sistem Informasi, meliputi :
         - Pencatatan resiko
         - Memperbarui resiko
         - Memvisualisasikan resiko pencatatan dalam system informasi terkomputerisasi
         - Mengidentifikasi resiko pembaruan
    
Pencatatan dan Pembaruan di Sistem Buku Besar
     1. Resiko dalam Mencatat dan Memperbarui Informasi pada Sistem Buku Besar
         Salah satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit kredit  bisa saja
         salah.
     2. Resiko Pengendalian
         Evaluator harus memperhatikan cara-cara untuk mengendalikan resiko. Perusahaan biasanya meminta
         bantuan akuntan, auditor eksternal, atau auditor internal untuk mengevaluasi pengendalian dan meminta
         pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

Aktivitas Pengendalian
     Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organsisasi.

1. Pengendalian Arus Kerja
    - Pemisah Tugas : Merupakan konsep dalam mendesain aktivitas pengendalian internal. Biasanya, agar
       kecurangan terjadi ketika karyawan memerlukan akses ke asset maupun kemampuan untuk
       menyembunyikan kecurangan dalam record organisasi. Misal: pemisahan antara pelayan dan staf dapur;
       dan pemisahan antara pelayan dan kasir.
     - Penggunaan Informasi Mengenai Kejadian sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas.
               > Informasi dari dokumen
                  Sebagai contoh, meskipun karyawan yang sama menerima pesanan dan memasak makanan,
                  informasi dari pesanan tersebut akan membantu mengendalikan kesalahan pada kejadian
                  memasak
               > Informasi dari komputer
     - Urutan Kejadian yang Diharuskan
        Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum memeriksa
        pasien.
     - Menindaklanjuti Kejadian
       Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk melanjuti transaksi yang belum di simpulkan.
     - Dokumen Bernomer Urut
     - Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses
     - Pembatasan Akses ke Aset dan Informasi
        Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang.
     - Rekonsilisasi Catatan degan Bukti Fisik Aset
       Aktivitas ini digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang ter-
       catat sesuai dengan asset yang sebenarnya.

Rangkuman  dari buku SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, penulis : Dasaratha V. Rama